Тайм-менеджмент блоками. Ручка, календарь, нейросеть

Я очень люблю сначала строить планы, а потом наводить в них хаос. Говоря иначе, сочетать строгое и гибкое планирование. То, о чём я здесь пишу — мой личный взгляд на тайм-менеджмент, который, скорее всего, вам не подойдёт. Но если вы всё-таки решите читать этот лонгрид, он подарит вам интересные лайфхаки, чтобы успевать делать то, что вы запланировали.

Три коробки времени

Эффективный тайм-менеджмент возможен только тогда, когда вы хорошо знаете свои привычки, биоритмы, смену настроения. Любые изменения в окружающей обстановке отражаются на том, как вы управляете временем. Вы будете по-разному справляться, если сегодня начнётся магнитная буря, а завтра у ребёнка закончатся каникулы.

Поэтому я предпочитаю планировать время и задачи блоками. Внутри каждого блока — строго закреплённый проект и список задач, но сами блоки легко двигаются по расписанию. Чтобы создать такие блоки, приготовьте три воображаемые коробки.

Банк времени

В первую положите банк времени — все свои рабочие часы. Сейчас я планирую на семь дней, это 168 часов. Вычитаем время на сон и отдых, часы на домашние дела и личное время, обеденные перерывы и поездки. Рекомендую учитывать и смену сезонов: например, летом я могу начать работу с 7 утра, зимой сажусь за компьютер к 9. Посчитайте оставшееся время — это и есть ваш банк.

Блоки времени

Вторая коробка — блоки времени. Здесь правят бал биологические ритмы, скорость переключения внимания, состояние потока. Так, мелкие рутинные дела можно группировать в часовой блок. Творческие задачи или процессы, требующие сосредоточенности, эффективнее выполняются в потоке, то есть блоками по 2-3 часа.

Проекты

В третью коробку положите все свои проекты. Рабочие и сторонние, личные и семейные. Вы — цельное существо, разделение на «работу» и «жизнь» не имеет логического смысла. Внутри каждого проекта — отдельный список задач. Иногда с первого раза не получается провести границы, тогда количество и состав проектов приходится пересматривать. Это крайне важно, ведь от объёма задач и приоритета проекта зависит то, сколько времени вы выделите ему из банка.

Теперь собираем всё вместе:

• Распределяем банк времени по проектам
• Разбиваем выделенное на проект время на блоки удобной длительности
• Выставляем каждый блок в календарь, выбирая дату и время

Подключаем нейросеть к расписанию

Итак, мы собрали коробки с банком времени, блоками и проектами. Теперь осталось самое простое — добавить блоки в ваш календарь и наслаждаться тем, как здорово вы всё спланировали. Стоп, почему на календарь уходит так много времени? Почему блоки вылазят за рамки рабочего дня? Как вообще поддерживать этот тайм-менеджмент в актуальном состоянии?!

Всё просто: ситуация вокруг вас меняется слишком быстро, чтобы успевать на неё реагировать и вручную править расписание. Предлагаю поручить эту работу тому, у кого не одна голова, а сотни серверов — искусственному интеллекту. Моей волшебной палочкой стал сервис Reclaim.ai. По сути, он оперирует набором правил, по которым сортируются задачи и планируются события. И таких правил могут быть десятки.

Reclaim подключается к Google-календарям, причём один из них назначается главным: именно там сервис будет наводить свои порядки. Оперирует он несколькими типами объектов:

• это задачи и привычки (последние должны планироваться с заданной регулярностью),
• встречи и созвоны (можно даже создать страничку, на которой люди будут записываться на встречу),
• рабочие, личные часы и буферное время (например, 15 минут отдыха после созвона, 30 минут на дорогу до места встречи).

Как работает Reclaim.ai

Все объекты по сетке календаря Reclaim распределяет автоматически, следуя набору правил: сколько онлайн-встреч вы готовы проводить в день, когда заканчивается рабочее время и начинается личное, какие задачи вы считаете более приоритетными, не запланированы ли у вас другие мероприятия в этот день.

Самое главное, что сервис работает на лету. Добавилась новая встреча — остальные задачи передвинулись. Заканчивается неделя, но не сделана важная работа — блок автоматически получает приоритет в планировании. Закончили задачу раньше времени — ставите галочку, и теперь освободившиеся часы потратятся на что-то другое.

Мне пришлось повозиться с настройками, и каждую неделю уходит, пожалуй, час на то, чтобы добавить задачи и поменять местами некоторые блоки в календаре. Зато утром достаточно бросить взгляд на название проекта, а затем сесть выполнять задачи из соответствующего списка.

Поручаем управление chatGPT

Думаете, на этом всё? Нет, ведь готовое расписание можно скачать из Google-календаря и показать кому-то ещё. Например, chatGPT-агенту. Он проанализирует ваш график, даст рекомендации, предложит больше отдыхать, напомнит об отложенных задачах (конечно, для этого нужно периодически рассказывать агенту о своих планах). Помогает не только успевать, но и отдыхать.

Над созданием такого ассистента придётся потрудиться. Чтобы он оказался действительно полезным, нейросеть должна знать о вас многое: привычки, проекты, регулярные события, предпочитаемая система планирования и т. д. Я просила chatGPT проинтервьюировать меня, чтобы собрать всю необходимую информацию.

Система тайм-менеджмента, которую я описываю, — своеобразный рекордсмен. Согласно моим заметкам, я пользуюсь ей с июня 2022 года. Это говорит о том, что она оказалась достаточно гибкой, чтобы работать во время командировок, переездов, летних каникул, осенних депрессий и творческих запоев.